Withoutabox: Elektronische Filmregistrierung und Festivalanmeldung

Welcher Filmemacher hat nicht schon einmal bei der Anmeldung seines Films für ein Festival über die Papierarbeit gestöhnt, über die Bedeutung obskurer Fragen gegrübelt oder sich über zu kleine Textfelder geärgert?

 

Umgekehrt gibt es wohl kaum Festivalmitarbeiter, die noch nicht über die wachsende Papierflut geflucht, spurlosverschwundene Anmeldungen gesucht haben oder an der Rekonstruktion unleserlicher Faxsendungen gescheitert sind. Jährlich füllen Filmemacher aus aller Welt hunderttausende solcher Anmeldeformulare aus und jährlich werden ebenso viele Anmeldeformulare bei tausenden von Festivals gelesen, abgetippt und in eine Datenbank importiert.

 

Zwei Filmemacher aus den Vereinigten Staaten hatten nun eine wunderbare Idee. Joe Neulight und David Straus - in der Kurzfilmszene auch für ihren Film "god@heaven" (Regie: Joe Neulight, Prod: David Straus) bekannt - steckten mit Informatik- und Internetexperten die Köpfe zusammen und entwarfen ein Online-System, das Filmemachern und Festivals diese lästige Arbeit abnimmt oder genauer gesagt, wesentlich erleichtert: Eine zentrale Online-Registrierung mit der Möglichkeit individueller Festivalanmeldung. Ihre 2000 gegründete Firma nannten sie beziehungsreich Without A Box, Inc.. Das Produkt "Withoutabox" wird gegenwärtig schon von 13.000 Filmemachern und 120 Festivals - überwiegend in den USA - benutzt.

Die Internationalität seitens der Filmemacher, die Übertragbarkeit des Systems auf andere Länder, da Web-basiert, und Überlegungen der Lokalisierung in einigen Ländern, wie z.B. in Deutschland, sind Grund genug sich Withoutabox einmal näher anzuschauen und die Möglichkeiten der papierlosen Filmanmeldung und -Verwaltung zu diskutieren.

 

 

Das papierlose (Festival-)Büro

 

Seit der Einführung der elektronischen Datenverarbeitung wird das papierlose Büro propagiert und versprochen. Zwar wird in Wirklichkeit mehr Papier als je zuvor bedruckt, doch sind die Arbeitserleichterungen bei der Erstellung und Weiterverarbeitung von Informationen in Zahlen und Texten nicht von der Hand zu weisen.

 

Der für Filmfestivals erste und gängigste Schritt, um den 'Papierverbrauch' zu begrenzen, ist die elektronische Bereithaltung und Verbreitung von Anmeldeformularen. Eine Anwendung jener Firma, die das papierlose Büro seit Jahren am Offensivsten propagiert, erlaubt es Formulare und Regularien weltweit ohne physischen Transport elektronisch zu verbreiten. Leider müssen diese Formulare ausgedruckt, mit traditionellen Mitteln ausgefüllt und als Papier zurückgeschickt werden. Denn, obwohl es inzwischen sogar möglich ist Formulare mit Feldern zu gestalten, die vom Adressaten am Bildschirm ausgefüllt werden, kann man diese nicht speichern und elektronisch zurückschicken. Warum das so ist, wissen nur die Akrobaten bei Adobe.

 

Nicht wenige Festivals sind schon einen Schritt weiter: Sie bieten im Internet Seiten an, die als interaktive Formulare gestaltet sind und das Ergebnis elektronisch abliefern. Doch in den meisten Fällen laufen diese Anmeldungen in Form einer E-Mail-Nachricht in der Mail-Box ein und werden danach ebenso wie die papierenen Anmeldung per Hand weiterverarbeitet, ja oftmals zuvor noch ausgedruckt! Warum das so ist, wissen die Webmaster und Internetdesigner der Festivals (oder nicht), denn es gehört nicht zu ihrem Aufgabenbereich.

 

So bleiben die meisten Festivals weiterhin auf Papierstössen von Anmeldungen sitzen, die in Handarbeit in Folien gesteckt, sortiert und abgeheftet werden, bevor ihr Inhalt abgetippt und mit mehr oder auch weniger Fehlern als in der Vorlage in Tausende von Datensätzen verwandelt wird, um irgendwann in einem Festivalkatalog (off- und online) oder einer Filmdatenbank veröffentlicht zu werden.

 

 

Auftritt: Withoutabox

 

Im Sommer 2000 trat Without A Box mit ihrer Idee der papierlosen Online-Registrierung an die Öffentlichkeit. Zuerst suchten sie wichtige Filmfestivals zu interessieren und an sich zu binden. Zu den Pionieren gehörten das AFI Fest (2001), das Ann Arbor Film Festival und das Toronto International Film Festival. Innerhalb von 12 Monaten beteiligten sich mehr als 100 Festivals. Und innerhalb von nur 10 Wochen trugen sich mehr als 3000 Filmemacher als Mitglieder ein! Nur in den USA scheint eine gute Idee so schnell zum Erfolg zu führen. Inzwischen gibt es kaum ein nennenswertes Festival in den USA, das nicht die Withoutabox-Dienste in Anspruch nimmt - Sundance inklusive. Die Macher rechnen damit, das sie dieses Jahr 80% der Filmemacher-Szenen in Nordamerika als Partner gewonnen haben. 95% aller Festivals, die mit Withoutabox arbeiten, haben ihren Sitz in Nordamerika. Doch langsam interessiert sich auch der Rest der Welt. Bereits 10% der Filmemacher, die bei Withoutabox registriert sind kommen von ausserhalb der USA.

Die Folgen für die Festivals - die meisten von ihnen Kurzfilmfestivals bzw. Festivals, die Kurzfilme zeigen - sind unterschiedlich. Insbesondere die kleineren Festivals bemerken einen drastischen Anstieg der Einreichungen. Withoutabox CEO David Straus meint, das läge daran, daß sie plötzlich von 13.000 Filmemachern 'gesehen' werden. Bei den grösseren Festivals ändern sich die Anmeldezahlen hingegen weniger. Sie schätzen an Withoutabox vor allem die Einsparungen bei der Abwicklung der Anmeldungen (ca. 20 - 30 % laut Withoutabox) und das logistisch unkomplizierte System.

 

Sind diese Erfahrungen auf Europa und andere Kontinente übertragbar? Zunächst müsste es mehrsprachige Versionen geben, meint David Straus (Deutsch, Französisch und Spanisch stehen auf der Agenda). Vielleicht auch Server in den betreffenden Ländern, um zeitzonenbedingte Probleme bei der Wartung und der Kommunikation mit den Kunden zu vermeiden. Das System selbst, jedoch, ist global anwendbar, da es sich um eine Internet-Anwendung handelt. Mit einer Einschränkung vielleicht, denn nicht alle Kontinente und Länder sind gleichermassen 'verdrahtet': Ein Internetzugang ist Voraussetzung und nicht alle Browser-Versionen unterstützen die im Interface-Hintergrund laufenden Skripte. Es stimmt zwar, daß die geeigneten Browser kostenlos erhältlich sind, doch die Rechner, Betriebssysteme und die benötigten Arbeitsspeicher sind es nicht ...

 

In Europa scheint es hingegen andere Hindernisse zu geben: eine allgemeine Skepsis gegenüber neuen Internetanwendungen und vielleicht Vorbehalte oder zumindest Zurückhaltung gegenüber der Technologie an sich. Da steht dann auch gleich die eigene Identität und der direkt gepflegte Kontakt der Festivals mit den Filmemachern auf dem Spiel. Und es stimmt auch umgekehrt: es gibt mit Sicherheit Filmemacher in Europa, die nie ihr Werk online anmelden würden, zumal für manche Künstler die Anmeldung an sich schon ein schwieriger Schritt ist. Und aus eigener Anschauung weiss ich, daß es noch Filmemacher gibt - auf deren Arbeiten man ungern verzichten würde - die ihren Film persönlich im Festivalbüro abgeben ... und selbstverständlich kein Anmeldeformular ausgefüllt haben :-)

 

 

"One Form - Once!" - wie Withoutabox für Filmemacher funktioniert

 

Filmemacher, die am Withoutabox-System teilnehmen, loggen sich per Internetbrowser mit einem Passwort beim Server ein und füttern nur einmal pro Film alle Daten in eine Art Master-Entry Form. Die Eingabefelder dieses Online-Formulars sind so etwas wie die Summe aller Abfragen real existierender Festivalformulare. Withoutabox empfiehlt deshalb, sich für das Ausfüllen etwa 45 Minuten Zeit zu nehmen - allerdings nur einmal und dann nie wieder! Dieses Formular ist noch keine Filmanmeldung. Es vielmehr ein Datenblatt, das alle nur erdenklichen Informationen zum betreffenden Film, Video oder Projekt, wie es in der Terminologie von Withoutabox heisst, einsammelt. Diese Daten werden zentral auf dem Server von Withoutabox gespeichert und bleiben nur dem Teilnehmer - zum Beispiel für Korrekturen und Ergänzungen - zugänglich.

 

Nach der Eingabeprozedur kann sich der Filmemacher in Listen oder per Suchabfragen über geeignete Festivals, ihre Termine und Bedingungen informieren. Die Anmeldung bei den so ausgewählten Festivals erfolgt dann quasi per Knopfdruck. Das System erstellt automatisch aus den vorliegenden Daten, das für das betreffende Festival geeignete und zugelassene Anmeldeformular. Auf Wunsch überprüft das System die Stimmigkeit der Anmeldung, insbesondere die Übereinstimmung mit den Kriterien des betreffenden Festivals. Das heitßt, es gibt eine Warnung aus, wenn zum Beispiel die zugelassene Laufzeit, das Format oder das Produktionsjahr im Widerspruch zum Reglement stehen. Die vom Filmemacher schließlich bestätigte, verbindliche Anmeldung wird registriert und dem Festival entweder direkt übermittelt oder so bereitgestellt, das sie vom Festival zu einem beliebigen Zeitpunkt 'abgeholt' werden kann. Der Anmelder sieht auf einer Bestätigungsseite die Angaben, die weitergeleitet werden, und erhält eine Registriernummer (tracking number). Beides wird ihm automatisch per Email zugestellt. Die Registriernummer dient später der eindeutigen Verknüpfung der Online-Anmeldung mit den Materialien, die (noch) in einer 'Box' an das Festival geschickt werden müssen, wie z.B. Sichtungskassette, Infomaterial, Vorführkopie u.a..

 

Nach einer kostenlosen Probezeit von 60 Tagen oder zwei Anmeldungen kostet die Nutzung des Systems eine jährliche Mitgliedsgebühr von $79. Während die Zahl der Festivalanmeldungen pro Film oder Projekt für 1 Jahr unbegrenzt ist, werden für weitere Projekte zusätzliche, nach Menge gestaffelte Gebühren verlangt. Ob sich die Mitgliedschaft für Filmemacher lohnt, ist einerseits eine Frage der Wertschätzung des Services (Arbeitserleichterung, Hinweise auf 'kompatible' Festivals für den betreffenden Film, ergänzende Serviceleistungen) und andererseits eine Frage der geplanten Festivalanmeldungen in Relation zu den Kosten einer normalen Anmeldung auf Papier. Im übrigen gewähren viele us-amerikanische Festivals - als Dank für die vom Anmelder übernommene Datenerfassung - einen Rabatt auf die dort üblichen Anmeldegebühren oder räumen spätere Anmeldefristen ein.

 

Mehr als nur eine elektronische Filmregistrierung

 

Vor wenigen Wochen hat Withoutabox unter der Bezeichnung "Online Press Kit" einen neuen Service gestartet. Jetzt können Filmemacher zu den registrierten Filmen Press Kits zusammenstellen. Dies können einfache Texte (Biographien, Statements, Dialoglisten etc.), gestaltete elektronische Publikationen (z.B. pdf) oder Bilddateien sein. Das Material wird wie die Registrierung auf dem Server von Withoutabox elektronisch gespeichert (upload) und kann von dort abgerufen werden (download). Den Filmemachern erspart dies die Duplikation von Materialien und den Postversand, während den Festivals, das für ihre Pressearbeit und Publikationen notwendige Material bereits digitalisiert für die elektronische Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt wird.

 

In Zukunft plant Withoutabox auch den Versand von Sichtungskassetten zu organisieren, d.h. im Auftrag der Filmemacher Videokopien anzufertigen und den Festivals zu übermitteln. Mit diesem optionalen Service wären die Filmemacher vollständig von Verpackungs- und Versandaufgaben - without a box - entbunden.

Damit ist allerdings der letzte Schritt zu einer vollständig elektronischen Festivalanmeldung inklusive Bewegtbild noch nicht vollzogen, der denkbar, aber derzeit technisch noch nicht zufriedenstellend lösbar ist. Eine digitale Übermittlung der Filme sei erst dann sinnvoll, wenn ein Qualitätsstandard erreicht ist, der, so David Straus, »es den Festivalleitern erlaubt die Filme mindestens in VHS-Qualität auf ihren Fernsehmonitoren zu sehen«. when festival directors can view films at better-than-VHS quality on their televisions

 

 

Eine Dienstleistung für Festivals

 

Dem öffentlichen Auftreten, der Anmutung des Internetauftritts und dem Sprachduktus nach ist auf sympathische Weise anzumerken, daß die Macher von Withoutabox selbst Filmemacher sind. Die Darstellung ihres Dienstes, von den FAQs bis zu Bedienungsanleitungen, aber auch die Bewerbung und Propagierung des Projekts nehmen deutlich die Perspektive der Film-Anmelder ein. Übrigens sei Neugierigen das "2-Minuten-Tutorial" empfohlen (www.withoutabox.com/tutorial). Die Leistungen für Festivals treten dabei, leider auch bezüglich der Transparenz - was steckt in der Black Box? - etwas in den Hintergrund.

 

Für Festivals ist das System insbesondere dann von Vorteil, wenn sie es nahtlos in ihrer eigene EDV integrieren, oder, wenn sie sich an Withoutabox 'andocken' können. Hierzu bietet Withoutabox verschiedene Optionen, die individuell an die Strukturen des betreffenden Festivals angepasst werden können. Die einfachste Anbindung an das System besteht aus dem Aufrufen der Internetseiten mit den Festivalanmeldungen und dem Download dieser Daten auf den Festivalrechner per Web-Browser. Dieses 'passive' Angebot - aus der Sicht von Withoutabox - überlässt die aktive Weiterverarbeitung den abrufenden Festivals. Es wird lediglich gewährleistet, daß eine Exportdatei generiert wird, die in eigene Anwendungen eingelesen werden kann. Um die Aktualität der Daten und um die Überprüfung eventuell neuer Anmeldungen sowie die EDV-Weiterverarbeitung müssen sich die Festivals selbst kümmern. Ein vielleicht nicht unwichtiger Aspekt - speziell für Festivals mit Korrespondenten und Mitarbeitern an anderen Standorten - ist die Möglichkeit, die Anmeldungen von überall auf der Welt passwortgeschützt einsehen zu können.

 

Die weitergehende Variante ist die Nutzung der von Withoutabox entwickelten Online-Software "FestivalMakers". Diese server-basierte Software soll es den Festivals ermöglichen alle für die Verwaltung der Filmdateien relevanten Aufgaben online zu erfüllen. Hierzu gehören komplexe Suchabfragen, Verdichtung der Daten unter bestimmten Gesichtspunkten (z.B. Listen) und deren Export. Form und Umfang der Anpassung, auch an bereits existierende, eigene Datenbanksysteme der Festivals, sind flexibel und optional einrichtbar. In der Regel wird von Withoutabox serverseitig das Interface zum Festival an die festivaleigenen Systemkonventionen und Datenbankstrukturen - gleich welcher Art und Plattform - angepasst. So werden zum Beispiel die Dateifelder und Feldnamen der festivaleigenen Systeme in FestivalMakers übernommen, um den Datenaustausch 1:1 zu gewährleisten.

 

Withoutabox empfiehlt "FestivalMakers" mit dem Hinweis, daß die Festivals damit ein robustes, bewährtes System erhalten, das wesentlich preiswerter sei als eine festivaleigene Insellösung, da die Entwicklungs- und Wartungskosten - wie bei weitverbreiteten kommerziellen Anwendungen - nicht allein getragen werden müssen, sondern auf viele Nutzer verteilt sind.

 

Laut David Straus hat dies noch weitere Vorteile: »Neben der Tatsache, daß die Festivals von uns ein gut durchdachtes System bekommen, erhalten sie einen direkten Marketingzugang zu Filmemachern überall auf der Welt, die aktiv nach dem richtigen Festival für sich Ausschau halten, um ihre Filme dorthin einzusenden. Im Ergebnis sparen die Festivals so Zeit und Geld, sowohl aus der Perspektive der Vorteile und Annehmlichkeiten des Systems also auch aus der Marketing-Perspektive«.

«Besides receiving a well thought-through system from us, festivals also have a very direct way of marketing their festival to filmmakers from all over the world who are actively looking for the right festivals to which they can send their films. As a result, we save festivals time and money from both a system convenience perspective and a marketing perspective.»

 

Außerdem sollen in Zukunft diese Tools so weiterentwickelt werden, daß u.a. Korrespondenz mit den Filmemachern über das System möglich ist, die Festival-Programmierung der Filme (Programmblöcke, Zuordnung zu Festivalkinos etc.), Online-Jury-Abstimmungen, die Kopientransport-Logistik u.v.m. verwaltet werden kann. Withoutabox legt Wert darauf, daß diese Tools und die einzelnen Elemente genutzt werden können, aber nicht genutzt werden müssen - weder von den Film- noch von den Festivalmachern.

 

Die durchschnittlichen Gebühren für die Nutzung seitens der Festivals betragen je nach Programmieraufwand und Integrationsgrad zwischen $1.200 und $5.000 im Jahr. Als Ansporn für die Markteinführung in Europa bietet Withoutabox den ersten fünf Festivals, die sich beteiligen, an, das System für ein Jahr kostenlos zu nutzen und zu testen.

 

Übrigens können sich Festivals, die sich nicht zu einer Partnerschaftsvereinbarung entschliessen, ohne Verpflichtung und Kosten in das Festivalverzeichnis von Withoutabox eintragen lassen.

 

In den Deutschland gibt es inzwischen einen Kooperationspartner von Withoutabox, der das System lokalisieren und vor Ort pflegen wird: Die OnlineFILM AG - eine aus der AG DOK heraus gegründete Aktiengesellschaft von Filmemachern, deren Hauptziel die Erstellung einer deutschen Filmdatenbank für den Rechtehandel ist. C. Cay Wesnigk, Vorstand der OnlineFILM AG, nannte als erstes Entwicklungsprojekt bei der Lokalisierung der Software die Mehrsprachigkeit, »die wir als eine unbedingte Notwendigkeit für den Erfolg der Withoutabox-Software in Europa ansehen. Bei erfolgreicher Kooperation in Deutschland können wir auch andere Europäische Länder exklusiv betreuen« (www.onlinefilm.org). Das erste Festival in Deutschland, das sich für eine Partnerschaft entschlossen hat, ist das Kurzfilm Festival Hamburg.

 

Seitens der Festivals ist es sicherlich interessant auszuloten, ob und wie ein solches System in ihre Arbeit integriert werden kann. Dabei spielen sicherlich nicht nur Kosten- und Kompatibilätsfragen eine Rolle, sondern auch Fragen der eigenen Identität. Denn, im 'extremsten' Fall, tritt zwischen Festival und Filmemacher ein dritter Dienstleister, der eine zentrale Stellung in der Kommunikation und im Informationsfluss einnehmen könnte. Doch letzteres muss - auch im Rahmen von Withoutabox - nicht notwendigerweise am Ende der Entwicklung stehen. Denn, derzeit sind zwischen kompletter Auslagerung (externer Host), die Integration des Services in die eigene Webpräsenz (Mischkonzept) und die einfache Übernahme externer Daten auf den eigenen Server (interner Host) verschiedene Architekturen denkbar.

 

 

Reinhard W. Wolf

 

 

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